不符合项描述是内审的核心输出——描述不清，整改无方。
一、不符合项描述三要素
- 事实（What）：发生了什么？时间、地点、人物、事件、数量
- 依据（Which）：违反了哪个标准条款或文件规定？
- 判定（Why）：为什么是不符合？属于什么性质？
事实：2026年3月15日上午10:30，在装配车间现场，抽查3批次产品（批次号A001、A002、A003）的检验记录，其中A002批次无检验记录。
依据：不符合ISO9001:2015标准8.5.1条“组织应在受控条件下进行生产和服务提供”的要求。
判定：一般不符合项。
二、不符合项分类与判定
| 类别 | 定义 | 判定标准 | 整改期限 |
|---|---|---|---|
| 严重不符合 | 体系系统性失效、影响有效性、可能导致严重后果 | 多个一般不符合指向同一问题；关键过程失控；产品批量不合格未处理 | 15-30天 |
| 一般不符合 | 局部失效、偶然发生、不影响整体有效性 | 个别记录缺失；培训未及时更新；标识不清晰 | 30-60天 |
| 观察项 | 潜在风险、可改进机会 | 现场5S待改善；设备维护记录不完整 | 建议改进，不强制 |
三、错误描述 vs 正确描述（10个案例）
错误：“现场管理混乱，检验记录不全。”
问题：没有具体事实，没有条款依据，无法整改。
“2026年3月15日，在IQC检验室，抽查2026年3月份来料检验记录共30批，其中批次号M-240315-05、M-240315-12无检验记录。不符合ISO9001:2015标准8.5.1条‘组织应在受控条件下进行生产和服务提供’的要求。”
判定：一般不符合。
错误：“测量设备未校准，质量控制有问题。”
问题：没有具体设备信息，没有校准状态证据。
“2026年3月15日，在机加工车间现场，发现卡尺（编号C-008）校准标识显示有效期至2025年12月20日，已过期86天，现场仍在使用。不符合ISO9001:2015标准7.1.5.2条‘测量设备应在规定时间间隔内校准’的要求。”
判定：一般不符合。
错误：“员工培训不到位，无证上岗。”
问题：没有具体员工信息，无上岗证证据。
“2026年3月15日，在焊接工位，操作员李四正在进行焊接作业，现场抽查其上岗证，发现焊接岗位资质已于2025年12月到期，未重新认证。不符合ISO9001:2015标准7.2条‘人员应具备岗位所需能力’的要求。”
判定：一般不符合。
错误：“文件管理混乱，版本不一致。”
问题：没有具体文件信息，无版本对比证据。
“2026年3月15日，在装配车间现场，作业指导书WI-ASM-001现场张贴版本为V2.0，但受控文件清单显示最新版本为V3.0，现场与文件库版本不一致。不符合ISO9001:2015标准7.5.3条‘文件应保持版本受控’的要求。”
判定：一般不符合。
错误：“内审不充分，很多过程没审到。”
问题：没有具体哪个过程未覆盖，无证据。
“2025年度内审计划显示应审核全部24个过程，但内审实施记录显示‘采购过程’、‘供应商管理过程’无审核记录。不符合ISO9001:2015标准9.2.2条‘内审应覆盖所有质量管理体系过程’的要求。”
判定：一般不符合。
错误：“管理评审输入不完整，质量目标未评审。”
问题：没有具体缺失哪些输入，无法整改。
“2025年度管理评审报告显示，输入项缺少‘质量目标达成情况分析’、‘客户满意度调查结果’、‘过程绩效趋势’。不符合ISO9001:2015标准9.3.2条‘管理评审输入应包括质量目标达成情况’的要求。”
判定：严重不符合（系统性缺失）。
错误：“纠正措施有效性未验证，问题可能复发。”
问题：没有具体哪个措施未验证，无法整改。
“2025年12月针对客诉PR-2025-012开出的8D报告，永久措施已于2026年1月实施，但无措施有效性验证记录。不符合ISO9001:2015标准10.2.1条‘应验证纠正措施有效性’的要求。”
判定：一般不符合。
错误：“设备维护保养不到位，设备状态差。”
问题：没有具体设备信息，无维护记录证据。
“2026年3月15日，在加工中心车间，抽查设备编号M-023的维护记录，2026年2月份的周保养记录缺失3次（2月5日、12日、19日）。不符合ISO9001:2015标准7.1.3条‘设备应进行维护保养’的要求。”
判定：一般不符合。
错误：“供应商管理不规范，未评价供应商。”
问题：没有具体供应商信息，无法整改。
“抽查合格供应商名录，供应商‘XX电子有限公司’于2025年8月纳入名录，但无供应商准入审核记录，且2025年度未进行绩效评价。不符合ISO9001:2015标准8.4.1条‘应对外部供方进行评价和选择’的要求。”
判定：一般不符合。
错误：“工程变更未受控，现场文件未更新。”
问题：没有具体变更信息，无法整改。
“2026年2月25日发布的工程变更通知ECN-012（规格从10±0.1改为10±0.05），现场检验记录仍使用旧规格10±0.1，且控制计划未同步更新。不符合IATF16949标准8.3.6条‘变更应经过评审和控制’的要求。”
判定：严重不符合。
四、不符合项描述常见问题
- 问题1：描述空洞，缺乏具体事实 → 要有时间、地点、人物、事件、数量
- 问题2：条款引用错误或缺失 → 准确引用标准条款号
- 问题3：事实与判定不符 → 严重不符合必须有充足证据
- 问题4：加入主观评价 → 只描述事实，不加入“管理混乱”“态度差”等主观词
- 问题5：一个不符合包含多个问题 → 分开描述，一个问题一个不符合
- 问题6：缺少证据支撑 → 附照片、记录扫描件作为证据
五、不符合项描述写作技巧
- 5W1H法：Who/What/When/Where/Why/How，确保事实完整
- 数据支撑：用具体数字，如“3批”“30份”“过期86天”
- 证据引用：附照片编号、记录编号
- 条款准确：核对标准原文，确保条款引用正确
- 判定客观：基于事实判定，不扩大、不缩小
六、实战案例演练
现场情况：审核员张三在机加工车间检查设备，发现一台数显卡尺（编号C-045）校准标签显示有效期至2025年10月15日，当天是2026年3月18日。操作员正在使用这把卡尺测量产品。询问操作员，操作员说“不知道过期了”。
不符合项描述：
事实：2026年3月18日上午9:30，在机加工车间，审核员发现卡尺（编号C-045）校准标签显示有效期至2025年10月15日，已过期155天，操作员仍在使用该卡尺测量产品。
依据：不符合ISO9001:2015标准7.1.5.2条“测量设备应在规定的时间间隔内校准”的要求。
判定：一般不符合项。
证据：现场照片1张（附后）。
七、不符合项管理要点
- 发现 → 审核员描述不符合项
- 确认 → 与被审核方确认事实
- 记录 → 填写不符合项报告
- 分析 → 被审核方分析根本原因
- 整改 → 制定并实施纠正措施
- 验证 → 审核员验证措施有效性
- 关闭 → 验证合格后关闭不符合项
- 不符合项描述要客观、准确、可验证
- 整改措施必须针对根本原因
- 验证时检查措施是否有效实施
- 举一反三，防止同类问题再次发生