文件、记录与知识

质量记录的保存期限怎么定、怎么管？本文梳理了常见质量记录的保存期限参考、四个关键管理步骤（建立记录清单→确定介质→定期归档→到期审批销毁），以及铅笔填写、划改规范、电子签名效力等常见问题解答。

摘要：体系文件越写越多，员工却越来越找不到"该用哪一版"；记录散落各处，审核时临时补材料。根因往往不是"文件写得不够"，而是缺少清晰的成文信息架构——文件、记录、外来文件、知识资产如何分层、编号、受控、分发与废止。本文系统阐述成文信息的四层结构、编号与版本规则，以及受控分发与外来文件管理的落地要点。

经验教训常写不用、知识库变文件坟场。本文给出 LL 与 CA/PA 的边界、一页纸标准结构、采集触发机制、三层知识库架构、检索复用与 90 天启动路径，帮助质量团队把组织记忆变成可检索资产。